Всё об ЭЦП в 2023 году

Когда сдавать отчётность в апреле 2023 года?

• Использование электронной подписи в 2023 году является практически обязательным для любого бизнеса. С ее помощью сдают налоговую отчетность, участвуют в тендерах, заключают сделки, оформляют сотрудников и передают данные в госсистемы.

  1. Что такое ЭЦП и для чего она нужна.
  2. Как и где получить электронную подпись в 2023 году ИП, юридическому и физическому лицу.
  3. Какие изменения в законодательстве и правилах использования ЭЦП произошли в 2023 году

  Что такое электронная цифровая подпись?

  Согласно законодательству РФ, ЭЦП – этоэквивалент подписи «от руки» на бумажном оригинале, обладающий такой же юридической силой. Она представляет собой особую комбинацию символов.

  Комбинация всегда уникальна, она генерируется в момент заверения файла, т.е. ее невозможно подделать.

  Когда документ подписан, внести изменения и дополнения уже нельзя, поэтому цифровая подпись не только идентифицирует отправителя, но и подтверждает, что содержание файла не менялось с момента создания.

  Для подписания электронных документов используют специальные программы (криптографические утилиты) – КриптоАРМ, КриптоПРО, ViPNet PKI Client и другие. С их помощью осуществляется генерация ЭП, подтверждение подлинности сертификата и создание точки времени подписания.

  Для чего нужна электронная подпись?

  В век глобальной цифровизации уже практически невозможно представить себе человека или компанию, которые хотя бы однажды не использовали электронную подпись.

  Например, логин и пароль при входе на Госуслуги или смс-код, отправляемый банком при оплате покупок в интернете – это тоже простая ЭП.

  Чаще всего к обмену файлами через Интернет прибегают юридические лица.

  Организациям ЭЦП может понадобиться для:

  • участия в электронных торгах,
  • ведения юридически-значимого документооборота с контрагентами, государственными органами и собственным персоналом (кадровый ЭДО),
  • обращения с иском в арбитражный суд,
  • сдачи отчетности: налоговая инспекция, СФР принимают большинство форм отчетов в 2023 году только в электронном виде, в Росстат отчитываться всем нужно только электронно.

  Физические лица используют ЭП для получения различных услуг онлайн: например, взаимодействуют с учебными, медицинскими и информационными системами, а также государственными органами.

  Преимущества цифровой подписи перед обычной:

  1. возможность быстрого заверения и обмена документамидистанционно, независимо от фактического места нахождения подписанта;
  2. исключение варианта подделки(нельзя сгенерировать аналогичную комбинацию символов во второй раз);
  3. упрощение операционной деятельностипредприятия (направление документов онлайн в госорганы, контрагентам и сотрудникам позволяет существенно сократить затраты и снижает иные риски, например, по неисполнению контрагентом обязательств или по судебным разбирательствам с работниками);
  4. возможность участвовать вгосзакупках и продаже маркированных товаров.

  Где и как можно получить электронную подпись в 2023 году?

  С 1 января 2022 года юридические лица и предприниматели получают квалифицированные сертификаты в налоговой службе или у ее доверенных лиц – удостоверяющих центров (УЦ), которые успешно прошли аккредитацию по новым требованиям.

  В ФНС есть возможность оформить электронную подпись бесплатно, однако там выдадут только сертификат КЭП, а носитель придется приобретать дополнительно и самостоятельно заниматься настройкой рабочего места.

  Если воспользоваться услугами аккредитованного УЦ, вам наверняка обеспечат и установку программы и дальнейшую техподдержку.

  Полный перечень УЦ опубликован на сайте Минцифры. Введите в строке поиска свой город и выберите одну из проверенных организаций.

  Как получает ЭП руководитель организации в 2023 году?

  Подпись компании теперь выпускается на единоличный исполнительный орган (генерального директора), который по Уставу может представлять интересы без доверенности. Этот ключ некопируемый, его нельзя передавать другим сотрудникам.

  Для оформления сертификата руководители

  • коммерческих фирм – нужно обратиться в налоговую (независимо от места регистрации) или в аккредитованный УЦ – доверенное лицо ФНС;
  • финансовых организаций – в УЦ Банка России,
  • госучреждения – в Казначейство.

  Руководителю понадобятся следующие документы:

  • заявление на получение подписи;
  • паспорт;
  • СНИЛС.

  дополнительно могут потребовать:

  • выписку из ЕГРЮЛ,
  • копию устава с изменениями,
  • решение и приказ на руководителя.

  Также руководителю понадобится токен для записи ЭЦП – защищенный флеш-накопитель формата USB Type-A и сертификат к нему (его выдает продавец).

  Срок изготовления ЭЦП – подпись выдадут в день обращения.

  Как выпустить ЭП сотруднику организации?

  Помимо генерального директора, подпись для участия в ЭДО может потребоваться в работе следующим сотрудникам:

  1. Кадровику– для организации кадрового документооборота с удаленными работниками, оформления электронных трудовых книжек и больничных листов по новым правилам. Также начальник отдела персонала подает информацию через интернет в СФР, Росстат, службу занятости.
  2. Бухгалтеру – для сдачи отчетов в ФНС, Социальный фонд России, Росприроднадзор, Росалкогольрегулирование, Центробанк и т.д. Сотрудники бухгалтерии используют также ЭП для подписания «первички» и других документов, которыми компания обменивается с контрагентами в рамках ЭДО.
  3. Юристу– для заключения сделок, подписания договоров, дополнительных соглашений с контрагентами по ЭДО, подачи в электронном виде жалоб и исков в арбитражный суд, взаимодействия с госорганами (например, подачи документов в Росалкогольрегулирование, Роспатент, Росреестр и т.д.).

  Персональная ЭП для сотрудников оформляется через аккредитованные УЦ. Также гражданин вправе сделать это самостоятельно, обратившись в МФЦ по месту своего жительства.

  Как оформить ЭП физическому лицу?

  Для получения персонального ключа подписи гражданину потребуется заполнить заявление в аккредитованном УЦ, а также предоставить небольшой пакет документов:

  • паспорт,
  • СНИЛС,
  • ИНН,
  • флеш-накопитель типа А.

  Доверенность от работодателя не нужна, т.к. физлицо сможет пользоваться сертификатом независимо оттого, работником какой компании он является на текущий момент.

  Даже при увольнении или совмещении нескольких мест трудоустройства, ЭП останется прежняя. Потребуется только выпустить новую машиночитаемую доверенность (МЧД).

  Как получить ЭП индивидуальному предпринимателю?

  Индивидуальный предприниматель не является юридическим лицом.

  ИП – это гражданин, обладающий определенным статусом. Поэтому выпуск ЭЦП для него схож с оформлением подписи физлица, но в сертификате помимо персональных данных будет информация об основном регистрационном номере (ОГРНИП).

  За ЭП предпринимателю, как и руководителю организации, нужно обращаться в налоговую или к ее доверенному лицу.

  При подаче заявки нужно предоставить:

  • паспорт,
  • номер СНИЛС,
  • оригинал ИНН,
  • выписку из ЕГРНИП.

  Если у ИП есть сотрудники в найме и им нужно использовать подписи для работы, придется выпустить отдельные ЭП для физлиц.

  Как оформить ЭЦП самозанятому?

  Электронная подпись значительно расширяет географию деятельности самозанятого, который нередко ведет бизнес с удаленными заказчиками. С ее помощью можно заключать контракты, пользоваться государственными услугами и электронными сервисами.

  Самозанятые, которые работают с заказчиками через специальные платформы часто используют простую электронную подпись.

  Отчетность плательщики налога на профессиональный доход не сдают и онлайн-кассами не пользуются.

  Однако, подпись может им пригодится для обмена документами по ЭДО (электронный документооборот применяется в т.ч и на международном уровне – удобно при работе с иностранными заказчиками) или для личных целей.

  Получить ЭЦП самозанятый может в любом УЦ, аккредитованном Минцифрой. Порядок обращения ничем не будет отличаться от оформления ЭП для физлица.

  РЕКЛАМА

  Пошаговая инструкция для выпуска КЭП в 2023 году?

  1. Определить кому и для каких нужд требуется электронная подпись;
  2. Выбрать удостоверяющий центр и убедиться в его полномочиях;
  3. Сформировать заявку;
  4. Предоставить необходимые документы;
  5. Оплатить счет удостоверяющего центра (для руководителей и ИП, которые получают ЭП в ФНС, она бесплатна, но нужно купить токен);
  6. Получить КЭП вместе с сертификатом.

  ий о начисленных страховых взносах на травматизм в составе формы ЕФС-1 за I квартал 2023 года.

• Отправка сведений о дополнительных страховых взносах в составе ЕФС-1 за I квартал 2023 года.
• Отправка персонифицированных сведений о физлицах за март.
• Уведомление по страховым взносам за март 2023 года.
• Налоговая декларация по акцизам за март.
• Уведомление об удержанном НДФЛ за 23 марта ― 22 апреля и о взносах за март.
• Электронный отчёт в налоговую об операциях с товарами в системе прослеживаемости за I квартал 2023 года.

До 28 апреля: перечисления в составе ЕНП

• Уплата налога по УСН для ИП за 2022 год.
• Авансовый платёж по налогу на прибыль за I квартал 2023 года.
• Авансовый платёж по УСН за I квартал 2023 года.
• Авансовый платёж по транспортному, земельному налогам и налогу на имущество за I квартал 2023 года.
• Уплата 1/3 суммы НДС за I квартал 2023 года.
• Ежемесячный авансовый платёж по налогу на прибыль за март.
• Авансовый платёж по акцизу на алкоголь за март.
• Акцизы за март.
• НДПИ за март.
• Удержанный НДФЛ за 23 марта ― 22 апреля.
• Страховые взносы за апрель.
• Налог на профессиональный доход за апрель.

Так что, друзья, готовьте свои отчёты зараннее:)