Какую онлайн-кассу выбрать для бизнеса?
С 2021 года практически любой предприниматель обязан рассчитываться с покупателями и клиентами через онлайн-кассу.
1.Что такое онлайн-касса и для чего она нужна?
Онлайн-касса — такое же устройство, как и обычный кассовый аппарат: выбивает чеки, сохраняет данные о них.
Но в отличие от обычных аппаратов онлайн-касса данные о продажах шифрует и отправляет оператору фискальных данных (ОФД), который затем передает их в налоговую.
Налоговая получает достоверную информацию о доходе продавца — данные в накопителе скорректировать невозможно. Чеки, проведенные через онлайн-кассу, можно отправлять покупателю в СМС или по электронной почте.
Есть несколько видов онлайн-касс — кнопочные, стационарные и мобильные с сенсором, POS-системы.
POS-системы — самые дорогие. Это готовый комплекс устройств с клавиатурой, весами, терминалом, регистратором и так далее.
2.Чем полезны онлайн-кассы?
- Меньше бумажной работы. Сокращает количество отчетов и налоговых проверок: данные передаются напрямую в ФНС.
- Полезная статистика. С помощью онлайн-кассы можно собирать и анализировать статистику по продажам, контролировать работу своих сотрудников.
- Быстро подключить. Онлайн-кассу подключить гораздо проще и быстрее, чем обычную. А поставить ее на учет или снять с него можно онлайн, без посещения ФНС.
- Автоматизируют продажи. Весь процесс продажи товара автоматизирован — от момента формирования чека на оплату до расчета сдачи и суммы налога с продажи.
- Интеграция с другими системами. Онлайн-кассу можно интегрировать с CRM-системой, системами лояльности, системами управления складом. Это упрощает бизнес-процессы и делает их более прозрачными. На сведение данных и аналитику уходит гораздо меньше времени.
3.Как ИП выбрать онлайн-кассу?
Чтобы выбрать кассу, нужно в первую очередь учитывать вид бизнеса — онлайн или офлайн. Если ведете бизнес в интернете, подойдет облачная касса.
Важно! Если наряду с физическими точками продаж у вас есть интернет-магазин, вам нужно купить физическую онлайн-кассу и доступ к облачному сервису.
Для офлайн-бизнеса важно опираться на следующие параметры:
- Объем номенклатуры товаров. Его важно учитывать, потому что, например, мобильные сенсорные терминалы или кнопочные кассы-калькуляторы имеют ограниченный объем памяти и для большой номенклатуры не подойдут.
- Проходимость точки продаж и интенсивность покупок. Этот параметр важен, потому что влияет на требования к скорости работы устройства, скорости печати чеков.
- Необходимость часто вносить изменения в товарные позиции. В случае, если товарные позиции часто меняются и за этими изменениями должен следить кассир, следует такой фактор учесть и выбрать устройство, подходящее задаче.
- Потребность в статистике по продажам, в аналитике продаж, работы кассиров и отдельных торговых точек, если у вас их несколько. Интеграции с другими системами учета. Более простые варианты устройств доступ к расширенной статистике и интеграциям с системами учета могут не предоставлять.
- Бюджет.
4.Из чего складывается стоимость использования онлайн-кассы?
Расходы на онлайн-кассу можно разделить на единовременные и постоянные.
К единовременным относятся:
- расходы на покупку самого устройства;
- расходы на покупку дополнительных устройств: денежный ящик, весы, сканер.
- получение ЕЦП, регистрация и настройка устройства, обучение сотрудников.
Эти услуги, как правило, не идут в комплекте к покупке. Однако поставщики касс часто предоставляют скидку на них при покупке.
Фискальный накопитель тоже покупается при установке кассы, если не идет в комплекте. Менять накопитель нужно каждые 13, 15 или 36 месяцев в зависимости от выбранного устройства.
Постоянные расходы:
- оплата интернета — без подключения к Сети касса не работает:
- расходные материалы: кассовая лента;
- техническое обслуживание по договору;
- оплата услуг ОФД.
5.Где купить онлайн-кассу?
Главное требование к онлайн-кассе — регистрация в системе ФНС. Поэтому покупать их следует только у авторизованных поставщиков либо у их дилеров.
Есть компании, которые продают онлайн-кассы под ключ. Помимо установки и настройки самого оборудования предоставят учетную систему с кассовым ПО и будут оказывать услуги в качестве оператора фискальных данных.
6.Как подключить онлайн-кассу?
- Выбрать и купить-онлайн кассу, отвечающую вашим требованиям.
- Подключить кассу и ПК (если купили не моноблок) к интернету.
- Выбрать оператора фискальных данных и заключить с ним договор. Список ОФД доступен на сайте ФНС.
- Зарегистрировать кассу в налоговой.
- Провести фискализацию кассы. Это необходимо сделать в течение суток после получения регистрационного номера в ФНС.
Фискализация проводится либо с помощью ПО на компьютере, к которому подключена касса, либо в самой кассе, если она позволяет такие операции проводить.
Чтобы провести фискализацию, вам потребуется:
- регистрационный номер кассы, полученный в налоговой;
- адрес, название и ИНН;
- данные сотрудника, от имени которого вы подали заявления на регистрацию;
- название выбранного ОФД и параметры подключения к нему.
Далее остается зарегистрировать кассу в ОФД и подключить дополнительное оборудование, которое планируете использовать.
7.Какие штрафы будут, если использовать кассу неправильно
- Если ИП не использует онлайн-кассу, ФНС назначит штраф. Сумма штрафа — от 25% до 50% от не проведенной через кассу покупки, но не менее 10 000 рублей.
- Штраф на невыдачу чека покупателю для ИП составляет 2000 рублей.
Единый штраф от 1500 до 3000 рублей за эти нарушения:
- использование кассы без регистрации в ФНС;
- использование кассы без фискального накопителя;
- применение кассы, которая не прошла фискализацию;
- отсутствие договора с ОФД;
- ошибки при формировании фискальных документов.
Друзья, у нас вы можете приобрести кассу и зарегистрировать её под ключ за 1 день!
Остаётся просто забрать к себе в офис и пользоваться.